Què és el FEFO i s'aplica en una farmàcia?

FEFO vol dir «first expired, first out»: surt primer el que caduca abans, no el que ha arribat abans. A la farmàcia s'aplica en col·locar la mercaderia (el més proper a caducar, al davant) i en dispensar. Cal conèixer la caducitat de cada lot, de manera que funciona millor si el programa de gestió la registra a l'entrada.

Què faig amb un medicament caducat a la farmàcia?

Es retira del lineal i se separa de l'estoc venable. Després es tramita segons l'acord amb el magatzem o el laboratori, o es lliura per destruir-lo pel canal de residus de medicaments (SIGRE). Les condicions d'abonament depenen de cada proveïdor i no hi ha una regla única; consulta les teves.

Com sé si un medicament té problemes de subministrament?

L'AEMPS publica a CIMA les presentacions amb problemes de subministrament, amb el seu codi nacional i les dates previstes d'inici i de fi, i també les resoltes en els últims tres mesos. Convé consultar-ho abans de comprometre un pacient amb una data de lliurament.

Les etiquetes electròniques controlen les caducitats?

No per si soles. Una etiqueta mostra el que li envia el programa de gestió. Si el programa guarda la caducitat per lot i genera un avís, l'etiqueta el pot fer visible al prestatge, per exemple amb el LED. Sense aquesta dada al programa, l'etiqueta no té res a avisar.

Es pot abaratir un producte proper a caducar?

A la parafarmàcia i en els medicaments sense recepta de preu lliure, sí, amb les regles generals de rebaixes. Els medicaments finançats tenen el preu fixat i no es rebaixen. Revisa la guia de normativa de preus abans de muntar una campanya.

Caducitats i ruptura d'estoc a la farmàcia: guia pràctica

Per què són el mateix problema vist des de dos costats

Hi ha una temptació: resoldre la ruptura comprant més. Funciona una setmana. Després, la caixa que sobra al magatzem del darrere es converteix, vuit mesos més tard, en una devolució complicada o en una pèrdua. I resoldre les caducitats comprant menys té l'efecte contrari: la recepta que no es pot servir al moment.

El que ho uneix tot és la cobertura: quants dies o mesos de venda tens entre prestatge i rebotiga per a cada referència, comparat amb el que li queda de vida a aquestes unitats. Una referència amb vuit mesos de cobertura i sis mesos de caducitat restant caduca gairebé segur. Una amb tres dies de cobertura i tres lliuraments al dia a la teva zona potser va perfectament.

Un exemple inventat, només per veure el compte. Un complement que ven tres caixes al mes, amb caducitat a dotze mesos des de la fabricació, arriba amb vuit mesos per davant. Si n'hi ha vint-i-quatre caixes, són vuit mesos de venda: l'última no es ven abans de caducar. Amb dotze caixes, són quatre mesos i sobra marge. La mateixa caixa, el mateix laboratori, un resultat diferent segons la comanda.

Què diu la normativa i què deixa al teu criteri

La llei imposa poc sobre com gestiones l'estoc i força sobre les conseqüències.

Hi ha obligació d'abastir. El text refós de la Llei de garanties (art. 3) obliga farmàcies i distribuïdors a subministrar o dispensar els medicaments que els sol·licitin, i a respectar la continuïtat del servei. No fixa un estoc mínim concret en l'apartat que hem pogut consultar: la quantitat és decisió teva i de la normativa autonòmica. Una ruptura repetida en productes de rotació alta no és una infracció automàtica, però va contra l'esperit d'aquest article i contra la confiança del pacient.
El caducat no es ven ni es reutilitza. L'etiquetatge de tot medicament inclou lot i data de caducitat, i la mateixa llei prohibeix dispensar o comercialitzar medicaments retornats (art. 3.7). Un medicament que ja ha sortit de la farmàcia no torna al lineal.
La devolució té les seves pròpies regles. El Reial decret 782/2013 sobre distribució diu que els magatzems i els laboratoris només poden acceptar devolucions de les farmàcies a les quals van vendre el producte, amb una excepció per a les devolucions destinades a destrucció dins dels sistemes integrats de gestió de residus. Als magatzems, els caducats van a una zona de no conformes, separada de l'estoc. La condició econòmica d'aquesta devolució, és a dir, si te l'abonen, quant i amb quin termini, la fixa el teu acord comercial. Aquí no hi ha una regla general que puguem citar.
El final de vida passa per SIGRE. Els Punts SIGRE de les farmàcies recullen medicaments caducats, sobrants i envasos. Segons la premsa que recull el seu informe, el 2025 es van recollir 5.397.903 quilos, un 5,16 % més que l'any anterior. És la destinació d'allò que et porten els pacients; l'estoc propi caducat es tramita per la via que correspongui a cada cas.

Control de caducitats que funciona en una farmàcia de veritat

Els mètodes sofisticats fallen per una raó senzilla: ningú no té temps. El que sobreviu és el que cap en un taulell ocupat.

FEFO en la col·locació

Es tracta que surti primer el que caduca abans. La literatura sobre magatzems ho contraposa a FIFO (surt primer el que ha arribat abans) i assenyala que FIFO és l'opció que més s'adopta perquè sembla la lògica natural; en lots industrials solen coincidir les dues, però no sempre. A la farmàcia deixen de coincidir quan entra un lot nou amb una caducitat més propera que la caixa que ja tens, o quan un laboratori serveix dos lots alhora.

La regla de prestatge és mecànica: en reposar, el que caduca abans va al davant i a la dreta; el nou, al darrere. És un hàbit que costa un mes d'implantar i que només funciona si qui reposa llegeix la data en obrir la caixa d'entrada. Si ningú no la llegeix, FEFO és un bon propòsit.

La revisió periòdica per data

La revisió mensual de caducitats és el mètode clàssic, i continua sent útil. Funciona millor si té un dia fix, una zona cada vegada (un calaix o un mòdul cada setmana en lloc de tota la farmàcia l'últim dia del mes) i un criteri escrit del que es retira: per exemple, tot el que caduca en els propers tres mesos va a una llista de «vendre ara o retornar», amb un llindar que ajustes per tipus de producte. Aquests tres mesos són un exemple; no hi ha una xifra estàndard.

Un truc barat és retolar la caixa amb el mes de caducitat amb un retolador de color, un color per trimestre. D'un cop d'ull veus quin calaix s'acosta.

Que la data sigui al programa

La revisió visual cansa. El que la fa sostenible és que el programa de gestió registri la caducitat per lot a l'entrada de la comanda i pugui treure un llistat del que caduca en un termini. No tots els programes ni totes les farmàcies ho fan servir igual, i no és estrany que només es registri en algunes famílies. Si el teu programa ho permet i no ho fas servir, és el primer pas amb millor relació esforç-resultat.

Hi ha una pista que facilita la captura: els envasos de medicaments de prescripció porten un identificador únic en un codi bidimensional que, segons el Reglament delegat (UE) 2016/161, inclou el número de lot i la data de caducitat a més del codi de producte i el número de sèrie. Si el lector del taulell o de la recepció l'escaneja, aquestes dades poden passar al programa sense teclejar. Que el teu programari les aprofiti per a l'estoc, i no només per verificar en la dispensació, és una pregunta que cal fer al teu proveïdor del programa; no ho donem per fet.

Cadena de fred

Els productes de nevera tenen la seva pròpia disciplina: la caducitat no és l'única data que importa, també ho és la temperatura. Una etiqueta electrònica no mesura temperatura. El que poden fer les etiquetes en aquest entorn és a la pàgina d'etiquetes electròniques per a neveres de farmàcia.

Ruptures d'estoc: causes que es poden vigilar

Quasi totes les ruptures cauen en tres grups.

Mínims mal calibrats. El mínim que es va posar fa tres anys amb la venda d'aleshores. Un producte que es dispara amb la temporada, o amb una campanya, deixa el mínim curt. L'error contrari també existeix: mínims tan alts que garanteixen el sobrant.

Problemes de subministrament del medicament. Aquests no els causes tu. L'AEMPS explica que solen deure's a problemes de fabricació o de distribució, que els titulars han d'avisar amb antelació si preveuen una restricció anormal, i que CIMA llista les presentacions afectades amb el codi nacional i les dates previstes d'inici i de fi, a més de les resoltes en els últims tres mesos. Consultar-ho abans de prometre una data al pacient estalvia una conversa incòmoda. Dues coses que ajuden: demanar, quan sigui possible, el producte alternatiu apropiat i no acumular existències «per si de cas» d'allò que està en tensió, perquè agreuja el problema de tothom i després es converteix en caducat.

Demanda que no es va anticipar. Una grip primerenca, un brot d'al·lèrgia, una recepta d'un metge nou del barri. La gestió per categories i el calendari de campanyes serveixen per preveure el previsible; l'imprevisible requereix marge, i el marge costa caducitats.

Alertes útils del programa

Les que valen la pena són poques:

Alerta	Què diu	Per a què serveix
Estoc sota mínim	La referència és per sota del llindar fixat	Reposició abans de la ruptura
Cobertura alta	Els mesos de venda en estoc superen un límit	Aturar comandes, moure estoc
Caducitat propera	Lots que caduquen en el termini definit	Vendre, rebaixar o retornar a temps
Sense moviment	Referència sense vendes en N mesos	Candidata a liquidar o descatalogar

Totes depenen que les dades siguin netes: estoc real, caducitat registrada i un mínim raonable. Si l'estoc del programa no coincideix amb el físic, les alertes són soroll; un inventari rotatiu per zones manté aquesta coincidència millor que l'inventari anual.

Què rebaixar i què no

Per a un producte de parafarmàcia o un medicament sense recepta de preu lliure, abaixar el preu del que caduca aviat sol ser millor que retornar-lo amb pèrdua o llençar-lo. Si és finançat, el preu no és teu. Una rebaixa amb preu anterior ratllat té les seves regles d'informació, que expliquem a la guia de normativa de preus. El que importa per a aquest article és que el preu rebaixat ha de ser igual al prestatge i a caixa; els errors d'aquesta mena es tracten a errors de preu a caixa.

On ajuden les etiquetes electròniques i on no

Convé ser clar, perquè aquest és el punt on es promet més del que passa.

On poden ajudar. - Rebaixes per caducitat. Canviar el preu d'un producte a rebaixar al prestatge i a caixa alhora, sense imprimir cap cartell, i tornar al preu normal sense haver de recordar-ho. És la mateixa mecànica que descriu canviar preus automàticament, aplicada a aquest cas. - Localitzar. Moltes etiquetes de la categoria incorporen un LED que es pot encendre per assenyalar un producte concret al lineal. Les de FarmaConnect porten LED de set colors i NFC. Ben fet servir, serveix per trobar ràpid les referències de la llista de caducitats del mes en lloc de buscar-les calaix per calaix, o per assenyalar una reposició urgent. Abans de comptar-hi, pregunta des d'on s'encén aquest LED (el programa, un cercador o a mà) i amb quins programes de gestió funciona. - Avisos a l'equip al prestatge. Algunes etiquetes permeten un avís per al personal (rotació, caducitat, estoc) sincronitzat amb el programa, segons la guia d'etiquetes electròniques per a farmàcia. Depèn del model i de la integració.

On no ajuden. - No saben la caducitat. Si el programa no guarda el lot i la data, l'etiqueta no pot avisar de res. - No compten estoc ni substitueixen l'inventari. El número que mostri, si en mostra algun, és el del programa. - No arreglen una comanda mal calculada. Una referència sobredimensionada continuarà caducant amb la millor etiqueta del mercat. - No mesuren temperatura ni garanteixen la cadena de fred. - No canvien l'hàbit de FEFO: algú ha de posar el més antic al davant.

Per a la parafarmàcia, on les caducitats de cosmètica, alimentació infantil i solars són més rellevants i el preu és lliure, el cas de les etiquetes és més fort; està desenvolupat a etiquetes electròniques per a parafarmàcia.

Com començar sense comprar res

Tria 30 referències: les de més valor en estoc i les de més ruptura. No tota la farmàcia.
Mesura la cobertura: unitats en estoc entre la venda mitjana mensual. Marca les que superen sis mesos i les que baixen de dues setmanes. Els llindars són orientatius; ajusta'ls per família.
Comprova el programa: guarda caducitat per lot? Treu un llistat per termini? Si no, pregunta-ho al teu proveïdor.
Fixa un dia de revisió i una zona.
Anota un cop al trimestre quant ha caducat i quantes vegades ha faltat alguna cosa. Sense aquesta dada no sabràs si millora.
Decideix la tecnologia al final. Si després d'això la major part del temps se'n va en rebaixes i cerques al lineal, les etiquetes tenen sentit; si el problema és de comandes, no.

Caducitats i ruptura d'estoc a la farmàcia: com evitar-les totes dues alhora.